Wenn Sie die Wirksamkeit Ihrer 5S-Audits verbessern und den mit Papier-Checklisten einhergehenden Aufwand eliminieren möchten, zeigt Ihnen dieser Leitfaden genau, wie Sie eine digitale 5S Checkliste mit Workerbase erstellen.
Ein 5S-Audit ist nur so stark wie der Prozess dahinter. Mit Workerbase können Sie Ihren 5S-Audit-Workflow digitalisieren – wodurch er schneller, einfacher und wirkungsvoller über Teams und Schichten hinweg wird.
Auf der Suche danach, was 5S ist und warum es im Lean Manufacturing wichtig ist? Lesen Sie unseren Blogbeitrag über die Grundlagen von 5S.
Vorteile einer digitalen 5S Checkliste
Papierbasierte Audits führen oft zu:
- Unvollständigen oder fehlenden Daten
- Schwer verfolgbaren Korrekturmaßnahmen
- Manuellem Aufwand zur Trendanalyse oder Standortvergleich
Mit einer digitalen 5S Checkliste in Workerbase erhalten Sie:
- Strukturierte, hochqualitative Audit-Daten
- Sofortige Aufgabenerstellung für Follow-ups
- Mobilen Zugang auf der Produktionsstätte
- Foto-Dokumentation und zeitgestempelte Einträge
- Zentralisierte Aufzeichnungen und KPI-Tracking
Schritt für Schritt: Eine digitale 5S Checkliste in Workerbase erstellen
Sie können Ihre digitale 5S Checkliste in Minuten konfigurieren und direkt starten. So geht’s:
1. Audit-Struktur definieren
Beginnen Sie mit der Definition Ihres Audit-Formats. Die meisten 5S Checklisten folgen den fünf gemeinsamen Säulen:
- Sort (Sortieren) – Beseitigung von Unordnung und ungenutzten Gegenständen
- Set in Order (Systematisieren) – Organisation von Tools, Teilen und Dokumenten
- Shine (Säubern) – Sauberkeit im Bereich aufrechterhalten
- Standardize (Standardisieren) – Konsistente Kennzeichnung und Prozesse anwenden
- Sustain (Selbstdisziplin) – Praktiken regelmäßig verstärken und auditieren
Jede dieser Säulen wird zu einem Abschnitt in Ihrer Checkliste.
2. Erstellen Sie Ihr digitales Formular mit den Checklisten in Workerbase
Die Formulare und Checklisten in Workerbase sind speziell für die Einfache Nutzung entwickelt. Sie können einfach ein Formular erstellen und die benötigten Felder hinzufügen. Zusätzlich können Sie aus flexiblen Eingabetypen wählen wie:
- Textfelder – für offene Antworten
- Dropdowns oder Multiple Choice – für standardisierte Bewertung oder Problem-Kategorisierung
- Ja/Nein-Felder – ideal für binäre Prüfungen
- Fotoaufnahme – visuelle Belege von Bereichszuständen anhängen
Gruppieren Sie diese Felder unter jeder 5S-Säule, wodurch Teams das Audit auf strukturierte, intuitive Weise durcharbeiten können.
Darüber hinaus sind Workerbase-Formulare für mobile Geräte wie Tablets und Smartphones optimiert, sodass Mitarbeiter sie direkt auf dem Shopfloor verwenden können.
3. 5S-Audit planen oder automatisch auslösen
Sie entscheiden, wie die Checkliste verwendet werden soll:
- Geplante Audits: Täglich, wöchentlich oder monatlich automatisch über an Rollen oder Teams zugewiesene Aufgaben
- Event-basiert: Initiiert, wenn z.B. eine Schicht beginnt oder ein Stillstand-Event auftritt
- Ad-hoc: Manuell gestartet, zum Beispiel von Vorgesetzten oder QA-Managern
Diese Flexibilität stellt sicher, dass Audits konsistent stattfinden, ohne Erinnerungen oder Papierprotokolle zu benötigen.
4. Follow-up-Aufgaben zuweisen und Verantwortlichkeit gewährleisten
Wenn ein Auditor ein Problem identifiziert – sagen wir, eine schmutzige Werkbank oder unbeschriftete Teile-Lagerung – können sie es sofort protokollieren. Workerbase unterstützt:
- Sofortige Follow-up-Aufgaben-Erstellung
- Eskalationspfade basierend auf Schweregrad oder Bereich
- Foto- und Kommentar-Anhänge für Kontext
Jeder Eintrag wird verfolgbar, wodurch sichergestellt wird, dass kein Element vergessen oder vorzeitig geschlossen wird.
5. Audit-Ergebnisse analysieren und Trends erkennen
Jede abgeschlossene Checkliste speist Daten in Workerbase ein. Sie können:
- Compliance-Raten nach Team oder Station verfolgen
- Wiederkehrende Problembereiche nach 5S-Kategorie analysieren
- Berichte für regulatorische oder Kunden-Audits generieren
- Leistung über Schichten oder Standorte hinweg vergleichen
All das ohne Ordner oder Tabellenkalkulationen zu verfolgen.
Beispielfragen für Ihre 5S-Audit-Checkliste
Hier sind einige beispielhafte Fragen, die Sie für Ihre digitale 5S Checkliste verwenden können:
Sort (Sortieren)
- Sind unnötige Gegenstände aus dem Bereich entfernt?
- Ist veraltetes Inventar klar markiert und entfernt?
Set in Order (Systematisieren)
- Sind alle Tools an ihren bestimmten Orten gelagert?
- Sind Lagerbereiche klar beschriftet und zugänglich?
- Werden alle Maschinen regelmäßig sauber gewischt?
- Werden Markierungen verwendet, um Lagerbereiche und Gehwege anzuzeigen?
Shine (Säubern)
- Ist der Boden sauber und frei von Verschüttungen oder Ablagerungen?
- Werden Maschinen und Ausrüstung regelmäßig gereinigt?
- Ist die für die Reinigung verantwortliche Person klar?
Standardize (Standardisieren)
- Sind visuelle Kontrollen (Labels, Farbcodes, etc.) konsistent?
- Sind Standardbetriebsverfahren sichtbar und aktiv verwendet?
- Wurde ein 5S-Audit für diesen Bereich letzten Monat abgeschlossen?
Sustain (Selbstdisziplin)
- Werden vorherige Audit-Befunde überprüft und adressiert?
- Sind Teammitglieder sich ihrer 5S-Verantwortlichkeiten bewusst?
- Werden Audit-Befunde ordnungsgemäß an das Team kommuniziert?
Durch die Digitalisierung dieser Fragen mit Text-, Ja/Nein- und Foto-Eingabefeldern gewährleisten Sie Klarheit und Verantwortlichkeit – ohne die Mehrdeutigkeit von Handschrift oder vergessenen Papierformularen.
